Nowelizacja Kodeksu pracy od 01 stycznia 2019 r.

Z dniem 1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (2018 r., poz. 2369). Reguluje ono zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników. Zmiany te dotyczyć będą:

1) sposobu wypłaty wynagrodzenia za pracę,

2) prowadzenia akt osobowych,

3) przechowywania akt osobowych.

Wypłata wynagrodzenia za pracę.

Do 31 grudnia 2018 r. przy wypłacie wynagrodzenia zasadą było jego wypłacanie w postaci gotówki do rąk pracownika (art. 86 par. k.p.). Inna forma wypłaty wymagała pisemnej zgody pracownika lub odpowiedniej regulacji układu zbiorowego pracy.

Od 1 stycznia 2019 r., reguła ta uległa odwróceniu. Wypłata wynagrodzenia dokonywana jest obecnie na wskazany przez pracownika rachunek. Jeżeli pracownik chciałby otrzymywać wypłatę w formie gotówki, musi złożyć stosowny wniosek w postaci pisemnej lub elektronicznej.

Ze względu na wprowadzoną zmianę, do dnia 21 stycznia 2019 roku pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego albo złożenia stosownego wniosku dotyczącego wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych. Poinformowanie pracowników powinno odbyć się w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez powieszenie stosownego ogłoszenia na tablicy ogłoszeń, czy też wysłanie maili do pracowników. Pracownik, w ciągu 7 dni od otrzymania informacji, jest zobowiązany wskazać pracodawcy numer rachunku albo też złożyć wniosek o dalszą wypłatę wynagrodzenia w postaci gotówki.Jednocześnie, przy wypłacie wynagrodzenia na rachunek, pracodawca powinien mieć na uwadze, że przelew ma być dokonany w odpowiednim terminie tak, aby środki pieniężne znalazły się na rachunku nie później niż w terminie wypłaty wynagrodzenia. Należy pamiętać, że wynagrodzenie wypłacane jest co najmniej raz w miesiącu, w stałym ustalonym z góry terminie, nie później niż na 10-ty dzień miesiąca następnego. Jeśli dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, to wynagrodzenie należy wypłacić w dniu poprzedzającym.

Prowadzenie akt osobowych.

Do końca 2018 roku akta osobowe pracownika składały się z 3 części. Od nowego roku akta osobowe zostaną podzielone na 4 części (część A, część B, część C i część D.

W tej części znajdą się dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. imię i nazwisko, miejsce zamieszania, przebieg dotychczasowego zatrudnienia). Oprócz tego, w tej części, powinny być również przechowywane skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań lekarskich: wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Część B

W tej części znajdą się oświadczenia i dokumenty dotyczące zarówno nawiązania stosunku pracy, jak również przebiegu całego zatrudnienia pracownika (np. zakres obowiązków, dokumenty dotyczące przyznanych nagród lub wyróżnień, dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich takich jak urlop macierzyński, urlop ojcowski, urlop rodzicielski, czy urlop wychowawczy, dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania z urlopu bezpłatnego i wypoczynkowego, dokumenty związane z wykonywaniem pracy w formie telepracy, a także pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych).

Część C

W tej części znajdą się dokumenty i oświadczenia związane z rozwiązaniem / wygaśnięciem stosunku pracy. Pracodawca powinien umieszczać w tej części  m. in. kopie wydanego świadectwa pracy, wnioski dotyczące wydania, uzupełnienia  lub sprostowania świadectwa.

Część D

W tej części znajdą się odpisy zawiadomień o ukaraniu, a także inne dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej lub określonej w odrębnych przepisach przez pracownika.

Wszelkie dokumenty i oświadczenia, które znajdą się w poszczególnych częściach akt osobowych trzeba ponumerować i przechowywać w porządku chronologicznym. Ponadto, każda część akt osobowych musi zawierać wykaz dokumentów/oświadczeń znajdujących się w niej. Obowiązek ten dotyczy akt osobowych prowadzonych w postaci papierowej, jak również elektronicznej.

Nowy podział akt osobowych będzie obowiązywał dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Natomiast, w przypadku pracowników, którzy w tym dniu pozostają w stosunku pracy, akta osobowe do 31 grudnia 2018 r. prowadzi się na dotychczasowych zasadach, a nowy podział będzie miał zastosowanie do oświadczeń i dokumentów gromadzonych od 1 stycznia 2019 r.

Zmieniony art. 94 ust. 9a k.p. umożliwia pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, a także akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej.

Część A

W art. 94(8) k.p. uregulowano sposób zmiany akt papierowych na elektroniczne. Odwzorowanie cyfrowe dokumentacji będzie wymagało opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, potwierdzających zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Natomiast przy przejściu z dokumentacji elektronicznej na papierową wystarczające będzie sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Trzeba zaznaczyć, że obydwie formy prowadzenia dokumentacji są równoważne.

Przechowywanie akt osobowych.

Zgodnie z zapisami ustawy, wprowadzony został skrócony 10 – letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, zamiast dotychczas obowiązujących 50 lat. Krótszy okres obowiązuje w stosunkach pracy, które rozpoczną się po 1 stycznia 2019 roku. Dla osób, które rozpoczęły pracę pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku, również możliwe będzie skrócenie okresu przechowywania dokumentacji 10 lat. Natomiast dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku okres przechowywania dokumentacji nadal będzie wynosił co do zasady 50 lat. Pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób, który zagwarantuje zachowanie jej poufności, kompletności i dostępności, w takich warunkach, które nie zagrażają jej zniszczeniem lub uszkodzeniem. Dokumentacja musi być przechowywana przez okres zatrudnienia oraz przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Pracodawca wraz ze świadectwem pracy jest zobowiązany przekazać pracownikowi informację (pisemnie lub elektronicznie) o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także o możliwości odbioru dokumentacji przez pracownika do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania. Zgodnie z art. 94(7) k.p, pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu na odbiór dokumentacji pracowniczej.